Hogyan működik telefonos ügyfélszolgálatunk?

A társulat 17.500 tagja közül a legtöbben -több mint 13.000-en – már részletekben kezdték fizetni a hozzájárulást vagy egy összegben befizették. Normál időszakokban a naponta intézendő ügyek száma alapján (befizetések egyeztetése, adásvétel, adategyeztetés, befizetések feldolgozása) elegendőnek tűnt eddig a jelenlegi létszám (2 fő).

Sajnos azokban az időszakokban, amikor egyszerre több ezer levél ment ki, naponta több százan keresték telefonon az ügyfélszolgálatot. Ez azt jelentette, hogy miközben minden ügyintéző telefonált, még mindig volt akinek nem tudtak válaszolni.

Korábban több panasz volt, hogy nem tudják elérni a Társulatot, még apróbb ügyek intézése vagy információ kérés érdekében sem. Ezért azt a megoldást választottuk, hogy erre az időszakra -amíg ilyen sok hívás van egyszerre- átmenetileg egy külsős szolgáltatást veszünk igénybe. Ha az ügyintézők már mind beszélnek az irodában, akkor a hívás átmegy az üzenet rögzítőkhöz. Ők általános ügyekben tudnak tájékoztatást nyújtani vagy felveszik az üzenetet és rögzítik a hívó telefonszámát, akit majd később az irodai ügyintézők hívnak vissza vagy intézik el a szóban hagyott üzenet alapján az ügyét.

Ez a megoldás a legolcsóbb és legésszerűbb megoldás, hisz miután megszűnik az egyszeri, nagy forgalom, utána már mindenki eléri az irodai munkatársakat is.